状況概要

  • 自身の意図した内容が、相手にうまく伝わらない
  • 依頼した内容とは異なった成果物が上がってくる

解決方法概要

  • 相手の言葉に対する理解が正しいかを確認する
  • 相手が普段使っている言葉に置き換えて説明する
  • 説明後に相手の理解度を確認する
  • 相手の立場、予定、能力を確認する
  • ビジネスでの付き合いは控える

相手の言葉に対する理解が正しいかを確認する

自分の意図が相手に伝わっていない時は、相手の意図を自身が正しく理解できていないケースが往々にしてあります。相手が自分に対して発している言葉に対する理解は、それで正しいのかを確認してみましょう。

可能なら「今の言葉の意味って○○という認識であってる?」と相手に直接聞いてみましょう。その言葉をきっかけに、絡まっていたイヤフォンの線がするするとほどけるように話が進展していくかもしれません。

相手が普段使っている言葉に置き換えて説明する

日本語しか喋れない人に向かって、英語で説明しても伝わらないように、専門用語を知らない人に、専門用語を使って説明しても伝わりません。普段相手が使っている言葉で説明してあげるように心がけてみましょう。

言葉以外にも、結論から話して、その為に必要なものはこれとこれ・・・といった具合に筋道立てて説明したほうが理解しやすいのか、前提条件をすべて話してからの方が理解しやすいのか、といったことを考慮することは相手の理解を深めるために重要な要素となります。

説明後に相手の理解度を確認する

説明直後に、理解できなかった点はないかを確認する必要があります。ただし、理解できていないこと自体に気が付いていないケースを考慮に入れた方が、より確実です。要点を絞って、以下のような質問をしてみると相手の理解度を推し量ることができます。

  • この依頼について、直近でやろうとしている作業はなに?
  • 今回の資料の粒度はどれくらいを想定している?
  • この作業、具体的に何のために行っていると思う?

相手の立場、予定、能力を確認する

これはあなたの意図が伝わっていないというより、あなたの意図を理解した上で、自身の状況から意図とは異なる行動、発言をしているケースです。このケースは、相手の状況を把握しておく事で簡単に気が付けるようになります。

相手の状況といっても様々な要素がありますが、例えば代表的なものを挙げると以下のようなものになります。

  • 相手の人間関係や立場等に関する事情
  • 相手の忙しさや、緊急の仕事の有無
  • 相手の能力や、目標に見合った依頼かどうか

ビジネスでの付き合いを控える

上記のような対策をしてもなお相手に意図が伝わらない人もいます。そんな時は、いっそビジネスでの付き合いは控えてしまう事をお勧めします。相手がビジネスのネタを持ち込んできたらこう言ってやりましょう!

「そんなことよりカラオケ行こうぜ!」

まとめ

ビジネスシーンの付き合いは、友人同士のそれとは明確に違う点が一つあります。それは、「継続的なお互いの利益を生み出す事」を目的とする付き合いであるという事です。

自身の意図を正しく相手に伝えられるように努力することは、この目的を達成するための重要なポイントになることは火を見るより明らかです。意図が伝わらずイライラすることもあるかと思いますが、一旦頭をリセットし、

「これは自分のビジネスを円滑に進めるために必要な事なんだ!」

と言い聞かせて、冷静に対処できるようになりましょう。